Veränderungs-Management

Digitalisierung bedeutet Veränderung

Die positive Wirkung der Einführung eines Online-Services ist nicht nur von der Software abhängig. Auch Verfahren und Vorgehensweisen in der öffentlichen Verwaltung müssen einbezogen werden. Seit vielen Jahren praktizierte Abläufe können sich ändern. Mitarbeiter, die viel Erfahrung mit dem Fachverfahren mitbringen, werden mit Veränderungen konfrontiert.

Ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt ist immer mit Veränderungsmanagement verbunden. Betrachten Sie das Vorhaben ganzheitlich und planen Sie unbedingt Aktivitäten für das Veränderungsmanagement ein.

Aktivitäten

Wenn sich aufgrund der Digitalisierung Prozesse ändern, müssen die Veränderungen in den Abläufen allen betroffenen Mitarbeiter*innen erklärt werden. Unter anderem sind folgende Maßnahmen sinnvoll:

• Schulungen zur Erklärung der neuen Verfahren und Änderungen an den Systemen.
• Schriftliche Handreichungen, wie Prozessleitfäden.
• Frühzeitige Einbindung der Verwaltungsmitarbeiter in den Entwicklungsprozess mit Feedback-Möglichkeit.

Wichtig ist, dass den Mitarbeiter*innen die Gründe für die Veränderungen erläutert werden. Sollte es zu organisatorischen Veränderungen kommen, fodern Sie Unterstützung von Organisationsberatern und Change-Management-Experten an.

Wann beginnt das Veränderungs-Management?

Schon in der Erkundung und der Verprobung sollten Sie anstehende Veränderungen bedenken. Prüfen Sie, wie realistisch die geplanten Prozesse überhaupt sind. In der Erkundung befragen Sie nicht nur Bürger*innen sondern auch Verwaltungsmitarbeiter*innen. Lernen Sie Vertreter*innen aller Nutzergruppen kennen, die vom Online-Service betroffen sind.

Die eigentliche Arbeit beginnt mit der Umsetzung. Binden Sie nun die Verwaltungsmitarbeiter*innen in den Entwicklungsprozess ein. In den Iteration-Reviews bietet sich die Möglichkeit, den neuen Online-Service in der Entstehung kennenzulernen. Die Mitarbeiter können so Einfluss nehmen und mitgestalten.

Planen Sie Aktivitäten, um die Einführung des Online-Services zu begleiten. Arbeiten Sie Schulungen und Einführungsveranstaltungen aus.